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飲み会幹事初心者必見！幹事マニュアル 保存版

1.事前準備（日程と人数の確定）
2.事前準備（お店の予約）
3.当日・後日やること

社会人になると歓送迎会や期末の打ち上げなど「飲み会」が増える傾向があります。

飲み会の幹事はやることが多くて大変……というイメージがあると思いますが、実は若手社員が自己アピールをするチャンス！飲み会を成功させれば社内の信頼や評価を得られるという大きなメリットがあります。

今回は、これさえ読めば完璧な飲み会を段取りすることができる「保存版・幹事マニュアル」をご紹介します！

STEP1 事前準備 日程と人数の確定

「幹事」に必要なスキルとは？

たくさんの人が集まる飲み会をひとつにまとめ、楽しい空間を作るというミッションが与えられた「幹事」に求められるスキルはさまざま。
幹事に求められるスキル
  • 企画力
  • スケジュール管理力
  • 段取り力
  • 予算管理力
  • コミュニケーション能力
  • 危機管理能力
  • リーダーシップ　など
これはビジネススキルにも通じるものがあります。飲み会をひとつのプロジェクトと考え、事前準備やTODO管理をきちんとおこないましょう。

意外とやることが多い！事前準備は入念に！

飲み会幹事をするにあたって最も重要なことは「事前準備」と言っても過言ではありません。飲み会開催が決まったら、すぐに以下のチェックリストを確認しましょう。
幹事に求められるスキル
  • 飲み会のコンセプトを考える（何のための飲み会か）
  • チームなどの少人数なのか、部署単位の大人数なのかを上司に確認
  • 予算を上司に確認
  • 大体の開催時期を上司に確認（曜日の希望なども併せて聞く）
  • 主催や主賓、管理職の予定をおさえる
  • 参加者リストの作成
  • 例年の情報収集。過去にどのようなトラブルがあったか、などを上司や先輩に聞く
わからないことや迷ったことがあれば上司や先輩に頼ってみましょう。過去におこなわれた飲み会での失敗談なども聞いておくと対策が取れるので、おすすめです。

日程と参加者を確定させよう！

事前準備の確認事項の確認が取れたら、次に日程候補を決めます。まず主賓・主役・管理職がなるべく多く参加できる日をピックアップし、そこから３、４日に候補日を絞ります。
候補日設定のコツ
  • 候補日は３、４日に絞る
  • 恒例行事の場合は、過去事例の開催日を参考にする（曜日など）
  • 繁忙期は避ける
  • 休日、祝日は避ける（会社の飲み会は平日が基本）
日程候補を絞ったら、参加者に日程の希望を聞き、日程と人数を確定させます。参加人数の多い飲み会は１〜２ヵ月前には参加可否の確認を送りましょう。一人一人に確認すると労力がかかるので、以下のような日程調整ツールを活用しましょう。
日程調整ツール
  • 「調整さん」はミクステンド株式会社が提供するサービスです。
  • 「伝助」は株式会社インフォアローが提供するサービスです。
  • 「トントン」は株式会社アマネクが提供するサービスです。
  • 「LINE」はLINE株式会社が提供するサービスです。
日程調整ツールを設定したら、参加者にメールなどで送ります。メールの例文は以下です。
To：自分
Bcc：飲み会参加者
件名：【業務外】歓迎会の日程の回答依頼（回答期限：●/●）
本文：
みなさま
※このメールは、対象者の方にbccでお送りしています

お疲れ様です。●●部の●●です。
この度は新しく入社された●●さんの歓迎会を開催する運びとなりましたので
ご連絡させていただきました。

ご多用のところお手数をおかけしますが、会場の準備の都合上
●月●日（●）までに
以下ツールより日程の希望と参加可否を回答いただきたいです。
（日程調整ツールURL）

アレルギーや苦手食材などございましたら私宛までご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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メール作成時のコツ
  • 件名に【業務外】と入れる
  • 面識のない人同士が宛先にいる場合はBcc欄に参加候補者のメールアドレスを追加する
  • 日程調整の回答リードタイムを考慮して回答〆切を設定（1週間程度）
  • 回答の集まりが悪い場合は回答〆切前に何度かリマインドをする
  • 回答が遅い人には個別にメールなどでお願いする
  • このタイミングでアレルギーや好き嫌いをヒアリングする

STEP2 事前準備 お店の予約

人数が確定したらお店の手配を進めよう！

人数が確定次第、お店探しをはじめましょう。少人数であれば２週間前から、大人数かつ３、４月の歓送迎会や年末年始の忘年会、新年会の宴会シーズンは、１ヶ月以上前にお店を手配することがおすすめです。
また、飲み会の成功の鍵となる「お店選び」も幹事の腕の見せ所です。以下ポイントを押さえた店選びを心がけましょう。
お店選びのポイント
  • 会社から近い
  • 最寄り駅から近い（徒歩５分以内が目安）
  • 飲み放題プランがある（ノンアルコールやカクテルの用意もある）
  • 席が広い
  • 店の雰囲気が良い
もしお店選びに困ったら、上司や仲のいい先輩など周りの人に相談してみましょう。いままでおこなわれた飲み会のお店を教えてもらったり、いくつか候補をピックアップしたのちにどの店が良いかのアドバイスをもらったり、力になってくれること間違いありません。
Point!
店選びの強い味方になる
「食べログ」をインストールしよう
レストラン掲載数No.1の食べログアプリを使えば、簡単にお店を探すことができます。
食べログアプリを使用するメリット
  • エリア、人数、価格帯をソートして探せる
  • お店の雰囲気を写真や口コミで確認できる
  • ネット予約を使えば、電話不要で予約可能
  • 次回以降使えるポイント※が付与される（10人なら最大500円分のポイントたまる）
  • 予約来店1名につき、ディナー50pt、ランチ10ptのポイントが付与されます。
この機会にインストールしてぜひお店選びに役立ててみてください。
さらに店選びに失敗しない裏技とは
食べログの有料サービス「食べログプレミアム」に登録すれば、さらに「失敗しない」お店選びをすることができます。食べログプレミアムは、アプリなら1ヶ月無料で体験できるので、一度試してみてください。
食べログプレミアムでできること
  • 点数の高い順にお店の並べ替えができる
  • 他の媒体のクーポンよりも必ず5%以上おトクな厳選されたクーポンがある

お店の手配が完了したら決めることとは？

会費は事前に集めておくと、当日慌てて集めることもお釣りを用意する必要もなくなります。飲み会の詳細を周知するときに会費と会費の支払い方法を記載しておきましょう。
まずは会費を決めます。会費を決める際には以下ポイントを確認し、決定後は念のため上司へ確認するようにしましょう。
会費設定時のチェックポイント
  • 会社からの補助があるか
  • 役職者、上司の奢りか
  • 役職者／その他社員での会費の傾斜をかけるか
  • 割り勘か
会費が決まったら、事前に会費を集めるための方法を決めましょう。支払い方法はいくつか用意しておくと参加者に感謝されます。
支払い方法
  • 現金
  • 銀行振込
  • PayPay
  • LINE Pay
  • 「PayPay」はPayPay株式会社が提供するサービスです。
  • 「LINE Pay」はLINE Pay株式会社が提供するサービスです。

飲み会の詳細をわかりやすく周知しよう！

会費が決定したら飲み会の詳細を参加者へメールなどで周知します。わかりやすい内容になっているか、をチェックして送るようにしましょう。
メールの例文は以下です
To：自分
Bcc：飲み会参加者
件名：【業務外】歓迎会の日程の回答依頼（回答期限：●/●）
本文：
みなさま
※このメールは、対象者の方にbccでお送りしています

お疲れ様です。●●部の●●です。
先日は歓迎会の参加可否のアンケートのご回答、ありがとうございました。
当日の詳細を以下お送りします。

開催日時：●月●日（●）●時〜
店名：●●●●●
（お店URL）
住所：●●●●●●●●●●●●●●
予約名：●●

【ご依頼】
事前に会費「0,000円」を集金させていただきたいです。●月●日（●）までにご対応よろしくお願いいたします。集金方法は以下2点です。
① 銀行振込
●●銀行●●支店
口座番号：0000000
名義：●●●●
② PayPay
ユーザーID：●●●●●

【キャンセル規定】
●日前〜50%、●日前〜100%のキャンセル料がかかります。出欠の変更がある場合は●日前までに●●宛てにご連絡ください。
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メール作成時のコツ
  • 件名に【業務外】と入れる
  • 面識のない人同士が宛先にいる場合はBcc欄に参加候補者のメールアドレスを追加する
  • リードタイムを考慮して集金〆切を設定（1週間程度）
  • 回答の集まりが悪い場合は回答〆切前に何度かリマインドをする
  • 回答が遅い人には個別にメールなどでお願いする
詳細のリマインドは当日までに「最低2回」は必ず送るようにしましょう。送信タイミングは開催日の1週間〜3日前、前日か当日のお昼ごろがベターです。
Point!
これが完璧にできれば名幹事
ぬかりない直前準備を！
1. 席順を決める
飲み会での席順はその日の盛り上がり具合に関わってくるのでとても大切です。完全に決め切らなくても大体の配置を考えておくだけで当日スムーズに席の案内ができますよ。
席順の決め方ポイント
  • 最初に上司や主役の席を決める
  • 日頃コミュニケーションがなさそうな人を近くに配置する
  • 幹事の席は、入り口に一番近い下座に配置する
  • 喫煙者、非喫煙者で席を分ける
2. サプライズやプレゼントの用意
送別会の場合は、お花やプレゼントや色紙など、事前に準備をしておきましょう。お花やプレゼントを渡す場合は予算を上司などに確認するのがおすすめです。
誕生日が近い人が参加者にいる場合は誕生日ケーキやプレートの手配をしておきましょう。お店で用意があることが多いので、お店に問い合わせて予約しておきましょう。（事前にわかっていたら予約時に伝えましょう）
3. 二次会のお店の目星をつけておく
二次会の有無が確定していない場合でもお店の目処をつけておきましょう。以下が二次会のお店の選定ポイントです。
二次会の店選びポイント
  • 料理がコースではない
  • 閉店まで時間の猶予がある
  • 一次会の店から近い

STEP3 前日・後日やること

幹事が当日やるべきこととは？

ついに飲み会当日！飲み会を楽しい時間にするために幹事が当日にするべきことはたくさんあります。以下ポイントを頭に入れておきましょう。
1. 出欠確認
幹事は15分ほど前にはお店に到着するようにしましょう。参加者一覧と到着した人を照らし合わせ、遅れている人や来ていない人がいないか確認し、必要があれば個別連絡を入れましょう。
2. ファーストドリンクの注文
挨拶前に済ませておくべきなのが、ファーストドリンクの注文です。席についた人にメニューを渡し、1杯目のドリンクを決めてもらいましょう。アルコールが飲めない人がいる場合はノンアルコールの飲み物の注文も忘れずに。
3. 挨拶や司会進行
乾杯、締めの挨拶を上司にお願いする際には、前もって依頼しましょう。歓迎会の場合は、歓迎対象の人の自己紹介をする時間も設けるようにしましょう。
4. 集合写真の撮影
酔っ払う前に集合写真を撮影しておきましょう。
急遽二次会開催の流れになったときは…
予定していなかったのに、急遽二次会開催の流れになることも想定に入れておきましょう。臨機応変な対応が幹事の腕の見せ所です。
まず、一次会の終盤に二次会参加人数を確認しましょう。人数が確定したら二次会のお店を決めます。
「食べログ」の機能で「現在地検索」ができるので、事前に下調べしていなくても大丈夫！現在地周辺で評価や雰囲気の良いお店や、予算に合うお店を探しましょう。

最後まで抜かりなく！ 幹事が後日やること

飲み会が終わったら安心……というのはまだ早いです！飲み会の次の日（金曜日の場合は週明けの月曜日）におこなうべきことをまとめました。
後日やること
  • 返金や追加徴収がある場合は対象者へ連絡
  • お会計を多く出してくれた上司や先輩へのお礼の連絡
  • 集合写真の共有

これであなたも飲み会幹事マスターに！

以上、飲み会幹事のやるべきことや注意するポイントをまとめました。飲み会の幹事を通して、段取り力や対応力を見せることができれば、社内での評価も上がること間違いありません！
しかし、幹事のマナーは会社によってそれぞれです。やりすぎると気を使わせてしまうこともあるので、会社の上司や先輩にも確認しながら進めてみましょう。
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